Как мы разрабатываем пакет документов по охране труда под ключ
1
Сделать заявку, предоставить данные
2
Получить документацию и консультацию
3
Ввести документацию в работу
Почему разработка пакета документов по охране труда это консалтинг
Разработать комплект документов это не только предоставить пачку бумаги. Требуется понять работу предприятия, собрать материалы, донести до заказчика приоритетность созданных документов. Схема по которой мы работаем не является обязательной, но обычно она содержит описанные здесь элементы.
Эта страница разъясняет как мы организуем работу. Насколько вам это подходит, можно решить на странице Разработка документации по охране труда.
Какая информация нам понадобится
Для первичного знакомства с предприятием достаточно штатного расписания и перечня основного оборудования используемого на рабочих местах. На основе этих данных можно оценить фронт работ, определить ее стоимость. Затем, в процессе работы, могут понадобиться дополнительные данные: результаты спецоценки, материалы по расследованию несчастных случаев и т.п, фотографии оборудования. Эти данные при необходимости могут быть запрошены уже во время работы.
Некоторые документы, например личные карточки учета СИЗ, требуют внесения личных данных: ФИО сотрудника, его должность и т.п. Это не обязательная часть, мы можем не вносить персональные данные, а подготовить документы просто для данной профессии, заказчик сам затем внесет информацию.
При недостаточности каких-либо данных мы готовим документы из принципа «как должно быть», а заказчик уже сам решает, запускать-ли ему позднее данные документы. Например для правильного определения медосмотров необходимы результаты спецоценки (СОУТ, специальная оценка условий труда), а ее на предприятии может и не быть. В этом случае мы готовим документы из расчета, что она была проведена, прогнозируя ее результаты. Разумеется это указывается при передаче документов.
Мы разрабатываем документацию
Эксперт в течении недели (в соответствии со сроками, указанными в договоре) готовит документы. Документы готовятся в формате Word, поэтому заказчик может позже внести любые исправления.
Эксперт, разрабатывающий документы вкладывает в них свой опыт. Обычно у эксперта есть шаблоны документов, которые он просто корректирует. Такие же шаблоны можно приобрести, покупая готовый пакет по охране труда. Разница в применении опыта:
- Неспециалист обычно смотрит на шаблон с мыслью «еще одна бумажка, здесь нужно изменить название организации и готово».
- Эксперт, понимая что это за бумага и зачем она нужна, может задуматься «а вот этот шаблон здесь не пойдет, нужно взять другой или создать новый».
Зачем нужна консультация
Во время передачи документов организуется небольшая консультация, длительностью 2-4 часа. Консультация может быть проведена очно или в формате онлайн. Современная система дистанционного обучения позволяет провести видеоконференцию не менее эффективно чем очную встречу.
Основная цель консультации — дать пояснения по каждому документу: зачем он нужен, насколько он важен и что с ним делать.
Наличие консультации является основным преимуществом, из за которого заказывают разработку пакета документов по охране труда, а не покупают уже готовый.
Задачи, решаемые консультацией
- Даются пояснения. По каждому документу заказчик узнает о его назначении и приоритетности. В готовом пакете документов эту функцию выполняют комментарии к документу, но эксперт дает информацию, максимально приближенную к ситуации заказчика.
- Выявляются недоработки. При разработке пакета документов эксперт запрашивал информацию о предприятии, оборудовании и т.п. В процессе консультации могут выясниться детали: исполнитель не знаком с предприятием, поэтому не спросил о чем-то, а заказчик не знал что об этом нужно сказать. Выяснив потребность исполнитель доработает пакет после консультации.
- Корректируются приоритеты, расставляемые заказчиком. При консультации исполнитель частично выступать в качестве преподавателя: формат диалога позволяет увидеть как заказчик расставил приоритеты для себя, возможно немного подкорректировать их.
Кто участвует в консультации со стороны заказчика
Обычно со стороны заказчика присутствуют несколько человек:
- Сотрудник, назначаемый ответственным за охрану труда. Ему затем работать с этими документами, он должен присутствовать обязательно. Таким сотрудником может быть назначен один из мастеров или начальников отделов.
- Технический руководитель, например главный инженер, начальник цеха. Как правило эти сотрудники уже имеют базовые знания по охране труда. Они являются ответственными за рабочих, поэтому больше всех заинтересованы в том чтобы прикрыть себя документами.
- Сам директор. Особенно если предприятие небольшое или сотрудники часто меняются.
- Юрист. Охрана труда все больше смещается от технических наук к юридическим, поэтому присутствие юриста может повлиять на содержание документов не связанных с охраной труда.
Почему иногда требуется доработка
Обычно после консультации выясняется необходимость небольших доработок. Исполнитель фиксирует себе такие моменты, вносит исправления или дополняет пакет и высылает исправления по электронной почте.
Потребность в доработке ни в коем случае не говорит о том, что мы можем разработать пакет документов по охране труда неквалифицированно. Обычно как раз наоборот: при передаче документов исполнитель иногда выясняет моменты, которым заказчик не придал значения. Если исполнитель не заявит о необходимости доработки, заказчик в большинстве случаев и не узнает о такой необходимости.
Осталось запустить
Получив пакет документов по охране труда главное не положить его на дальнюю полку. Документы должны работать! После консультации вы выделили документы, которые должны находиться в работе. Не забывайте про них.
